Privacy & AVG

Wie is verantwoordelijk

De verwerkingsverantwoordelijke voor je gegevens is de aanbieder van 12Collect:

Cornelis Essaadi
De Duinsloot 31
2211 DP Noordwijkerhout
KvK-nummer: volgt binnenkort
Contact: support@12collect.com

Heb je een vraag over je privacy of wil je een van je rechten uitoefenen? Mail dan naar support@12collect.com, we helpen je verder.

Welke gegevens we verwerken

Als je je inschrijft op de wachtlijst

• je e-mailadres;
• je taalvoorkeur (nl/en), zodat we je in de juiste taal mailen;
• het tijdstip van in- en bevestiging van je inschrijving.

Als je een account aanmaakt

• je e-mailadres (je inlognaam);
• je wachtwoord, nooit leesbaar opgeslagen maar versleuteld;
• je voorkeuren, zoals taal, thema en laatst geopende collectie;
• gebruiksmomenten: aanmaak van je account, laatste inlog en laatste activiteit, en het moment waarop je akkoord ging met deze verklaring;
• je abonnementsvorm (gratis, plus of pro) en, indien van toepassing, betaalgegevens.

Je logt in met een e-mailadres en wachtwoord, of met je Google-account. Log je in met Google, dan ontvangen wij van Google je naam en e-mailadres om je account te koppelen; daarop is ook het privacybeleid van Google van toepassing.

De inhoud van je collectie

Alles wat je zelf invoert om je verzameling vast te leggen: titels, beschrijvingen, materiaal, datering, afmetingen, conditie, waarde en aankoopprijs, tags, verwijzingen, de foto's die je uploadt en de bestanden die je toevoegt, zoals een aankoopbewijs, certificaat of taxatierapport (PDF, Word, Excel of e-mail). Deze gegevens zijn van jou en we gebruiken ze om de dienst aan jou te leveren. Uit bevestigde items leiden we daarnaast ge-de-identificeerde, algemene objectkennis af voor een gedeelde kennisbank; wat dat inhoudt lees je bij 'Gedeelde objectkennis' hieronder.

Vindplaats- en locatiegegevens

Bij collectietypes voor vondsten (zoals archeologie of metaaldetectie) kun je een vindplaats vastleggen, een plaatsnaam en/of coördinaten op de kaart. Je bepaalt zelf of en hoe nauwkeurig je dit invult.

Zet je bij een collectie ‘Datum en locatie uit foto's voorstellen’ aan, dan leest de app de opnamedatum en de locatie uit je foto's op je eigen apparaat en stelt ze voor bij lege velden. Maak je de foto in de app, dan neemt hij de datum van dat moment en vraagt hij je locatie aan je browser, alleen als je daar toestemming voor geeft. We bewaren deze gegevens alleen als je een voorstel overneemt, of zolang de foto in je wachtrij staat, en ze gaan nooit naar de AI.

Staat daarbij ‘Ook titel, beschrijving en tags voorstellen’ aan, dan leest de app ook de titel, beschrijving en trefwoorden die je zelf in een foto zette, bijvoorbeeld in Windows of Lightroom. Neem je die over, dan staan ze in je item net als tekst die je zelf typt, en leest de AI ze mee als je een analyse start. Datum en locatie gaan nooit naar de AI.

Zet je een speld of gebied op de kaart, of neem je een locatie uit een foto over, dan vult de app het veld Plaats in als dat nog leeg is. Die plaatsnaam zoekt de app op in een eigen lijst met plaatsen (van GeoNames) in onze eigen database. Je locatie gaat daarvoor niet naar een ander bedrijf, en ook niet naar de AI.

Technische gegevens

Om de dienst veilig te houden verwerken we tijdelijk je IP-adres (bijvoorbeeld tegen misbruik van formulieren en inlogpogingen). We gebruiken alleen functionele cookies, geen tracking, advertenties of analytics van derden. Zie ons cookiebeleid.

Waarom we het verwerken en op welke grondslag

• Om je account en de dienst te leveren (het opslaan en tonen van je collectie): op grond van de uitvoering van onze overeenkomst met jou.
• Om je één keer te mailen zodra je een account kunt aanmaken (wachtlijst): op grond van je toestemming, die je via de bevestigingsmail geeft en altijd kunt intrekken.
• Om AI-suggesties te geven wanneer jíj daarom vraagt (zie hieronder): op grond van de uitvoering van de overeenkomst, op jouw verzoek.
• Om herkenning te verbeteren en de AI-kosten beheersbaar te houden via een gedeelde kennisbank met ge-de-identificeerde objectkennis (zie hieronder): op grond van ons gerechtvaardigd belang, afgewogen tegen je privacy.
• Om de dienst te beveiligen en misbruik te voorkomen: op grond van ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst.

AI-functies (foto-analyse, marktwaarde en determinatie)

12Collect kan je helpen een item te beschrijven, te determineren of een indicatie van de marktwaarde te geven. Dit gebeurt uitsluitend wanneer jíj er zelf om vraagt door op de betreffende knop te klikken, nooit automatisch. Er is één uitzondering: bevestig je een item, dan laten we de titel en beschrijving op de achtergrond herschrijven tot algemene objectkennis zonder persoonlijke details. Wat dat inhoudt lees je bij 'Gedeelde objectkennis' hieronder.

Vraag je een AI-suggestie aan, dan sturen we de betreffende foto en de gegevens die je al hebt ingevuld naar onze AI-verwerker Anthropic, die op basis daarvan een suggestie teruggeeft. Anthropic verwerkt deze gegevens namens ons om de suggestie te maken en gebruikt ze niet om eigen modellen te trainen. Omdat Anthropic buiten de EU (Verenigde Staten) verwerkt, gebeurt dit met passende waarborgen (een verwerkersovereenkomst met EU-modelcontractbepalingen).

AI-suggesties zijn indicatief, inschattingen, geen garanties. Jij beslist altijd zelf wat je overneemt en opslaat. Om kosten en snelheid te beheersen kunnen resultaten kort worden bewaard om ze opnieuw te gebruiken; ge-de-identificeerde, algemene objectkennis bewaren we langer in onze gedeelde kennisbank (zie hieronder).

Gedeelde objectkennis (ge-de-identificeerde kennisbank)

Om objecten sneller en beter te herkennen en de app zo efficiënt mogelijk te laten werken, bouwen we een gedeelde kennisbank op met algemene informatie over soorten objecten. Als je een item bevestigt, leiden we daaruit ge-de-identificeerde, algemene kennis over dat objecttype af: bijvoorbeeld het materiaal, de periode, en een feitelijke titel en beschrijving van het soort object. Die algemene kennis bewaren we los van je account, zodat een volgend vergelijkbaar object, van jou of van iemand anders, sneller herkend wordt.

Om die algemene kennis af te leiden sturen we de titel en de beschrijving van het bevestigde item naar dezelfde AI-verwerker (Anthropic). Die herschrijft ze tot een feitelijke omschrijving van het soort object, zonder namen, prijzen, locaties of persoonlijke details. Je foto's zelf gaan hierbij niet mee. Lukt dat herschrijven niet, dan slaan we de bijdrage helemaal over.

We vullen deze algemene objectkennis ook aan met publieke bronnen die onder een open licentie vrij herbruikbaar zijn, zodat herkenning ook zonder eigen bijdragen al nuttig is. Zo gebruiken we algemene productgegevens uit Open Food Facts, beschikbaar onder de Open Database License (ODbL), en algemene gegevens over munttypes van Nomisma.org, beschikbaar onder Creative Commons Naamsvermelding 4.0 (CC BY 4.0). Ook dit betreft uitsluitend algemene objectinformatie, geen persoonlijke gegevens.

Wat we hierbij nooit bewaren: je persoonlijke gegevens, je foto's zelf, je aankoopprijs of marktwaarde, je vind- of bewaarlocatie, je aantekeningen, en alles wat naar jou te herleiden is. Van je foto's bewaren we hooguit een onomkeerbare beeldvingerafdruk, een korte code waaruit de foto niet te reconstrueren is, en alleen voor soorten objecten die algemeen online te vinden zijn, zoals munten, postzegels of boeken. Voor unieke of gevoelige voorwerpen, zoals bodemvondsten, doen we dit niet.

We kunnen ook een algemene, geanonimiseerde marktreferentie per objecttype bewaren, met de datum erbij, zodat een volgende waarde-inschatting een actueel richtpunt heeft. Dat is nooit de waarde van jouw specifieke item.

We doen dit op grond van ons gerechtvaardigd belang om de dienst te verbeteren en betaalbaar te houden, afgewogen tegen je privacy: omdat we uitsluitend algemene, ge-de-identificeerde objectkennis bewaren en geen persoonlijke gegevens, is de impact op jou minimaal. Wil je je bijdragen laten intrekken? Mail dan support@12collect.com, dan halen we de koppeling met jouw bijdragen weg. De algemene objectkennis zelf blijft bestaan: die bevat geen persoonlijke gegevens en is daarna op geen enkele manier meer aan jou verbonden. Verwijder je je account, dan gebeurt dit automatisch.

Waar je foto's en bestanden staan

Foto's en bestanden slaan we op bij onze opslagprovider Tigris, in een datacenter in Amsterdam (EU). Ook de back-ups van Tigris blijven binnen de EU. Foto's verkleinen we voor weergave. Met Plus of Pro bewaren we daarnaast de originele foto, ongewijzigd zoals hij van je apparaat kwam. Dat origineel tonen we niet in de app; het zit in je ZIP-export. Uit een bestand halen we de tekst, zodat je die in de app kunt lezen zonder het bestand te downloaden; die tekst bewaren we in onze database, ook in Amsterdam. Je kunt een foto, een bestand of een heel item op elk moment verwijderen; verwijder je je account, dan wissen we ook je foto's en bestanden uit de opslag.

Bestanden

Je bestanden zijn alleen voor jou. Andere gebruikers kunnen ze nooit zien, en ze worden nooit onderdeel van de gedeelde kennisbank: niet het bestand zelf, niet de tekst eruit en niet de bestandsnaam.

Een bestand (PDF, Word, Excel of e-mail) gaat ook nooit naar onze AI-verwerker. Neem je tekst uit een document over in de beschrijving van een item, dan draagt dat item niet meer bij aan de gedeelde kennisbank. Vraag je daarna zelf een AI-suggestie aan, dan gaan van die beschrijving hooguit de eerste 2.000 tekens mee.

Bewaar je een e-mail als bestand, dan staan daarin ook gegevens van anderen, zoals de afzender en de ontvangers. We tonen die e-mail alleen aan jou, en laden daarbij nooit afbeeldingen van buiten de e-mail, zodat de afzender niet kan zien dat je hem opent.

Offline modus

Met Plus of Pro kun je collecties offline beschikbaar maken, zodat je ze ook zonder internet kunt bekijken. Op een apparaat waar je daarvoor kiest, zet de app dan een kopie van die collecties neer: de gegevens van je items, ook vindplaatsen, en een kleine versie van je foto's. Originele foto's en bestanden horen er niet bij. De kopie staat alleen op dat apparaat, versleuteld, en opent alleen met Face ID of Touch ID of met je offline-pincode.

Je offline-pincode verlaat je apparaat nooit. Wij bewaren alleen een controlewaarde waaruit zonder een geheim van onze server niets af te leiden is; daarmee kan een nieuw apparaat nagaan of je de juiste pincode invult. Welke collecties offline staan, bewaren we bij je account. Er komt geen nieuwe verwerker bij en er gaan geen extra gegevens buiten de EU.

De kopie verdwijnt van een apparaat als je daar uitlogt, als je sessie daar vanaf een ander apparaat wordt beëindigd (bijvoorbeeld met overal uitloggen), als iemand anders op dat apparaat inlogt, als je teruggaat naar Free, als je een collectie niet meer offline beschikbaar maakt, en als je de kopie wist in de offline-instellingen. Verwijder je je account, dan wissen we ook je offline-pincode, en verdwijnt de kopie van elk apparaat zodra dat de app weer online opent. Een apparaat dat niet meer online komt, kunnen wij niet bereiken: daar blijft de kopie versleuteld staan tot je de gegevens van de website of de app op dat apparaat wist.

Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens nooit. Voor het draaien van de dienst schakelen we een aantal zorgvuldig gekozen verwerkers in, die je gegevens alleen namens ons en volgens onze instructies verwerken:

• Fly.io, hosting van de applicatie en database (regio Amsterdam, EU);
• Tigris, opslag van je foto's en bestanden (in Amsterdam, EU);
• Resend, het versturen van e-mails, zoals bevestigings- en herstelmails (EU);
• Anthropic, de AI-suggesties, alleen wanneer je daarom vraagt (Verenigde Staten);
• Stadia Maps, de kaarttegels wanneer je de kaartweergave gebruikt (verwerkt op EU-servers in Frankfurt en Parijs);
• Google, alleen als je ervoor kiest met je Google-account in te loggen (Verenigde Staten).

Doorgifte buiten de EU

Onze applicatie, database, e-mail, opslag van foto's en bestanden en kaarttegels draaien binnen de EU. Een deel van onze verwerkers is wel in de Verenigde Staten gevestigd; voor zover daarbij gegevens buiten de EER worden verwerkt, is dat afgedekt met de EU-modelcontractbepalingen (standard contractual clauses) en een verwerkersovereenkomst. Alleen de AI-functie verwerkt gegevens daadwerkelijk in de Verenigde Staten (bij Anthropic): wanneer je die functie zelf gebruikt, en bij het herschrijven van de titel en beschrijving van een bevestigd item tot algemene objectkennis.

Anthropic verwerkt de doorgestuurde gegevens uitsluitend om jouw AI-suggestie te maken en gebruikt ze nooit om eigen AI-modellen te trainen.

Hoe lang we het bewaren

• Accountgegevens en je collectie: zolang je account bestaat. Verwijder je je account, dan wissen we je gegevens, foto's en bestanden.
• Wat je weggooit (items, collecties en bestanden) bewaren we 30 dagen in de prullenbak, zodat je het kunt terugzetten. Daarna wissen we het definitief.
• Een bestand dat je uploadt maar nergens aan koppelt, wissen we na 48 uur.
• Exportbestanden die je laat maken, wissen we na 7 dagen.
• Je offline-pincode (alleen de controlewaarde): zolang je Plus of Pro hebt. Ga je terug naar Free of verwijder je je account, dan wissen we hem.
• Een gewist bestand bewaart onze opslagprovider nog 14 dagen, alleen zodat we het na een storing of fout kunnen terughalen. Daarna is het definitief weg.
• Wachtlijst-inschrijving: tot kort na de lancering of tot je je uitschrijft, wat eerder is.
• Beveiligings- en foutlogs: beperkt, en alleen zolang nodig voor de veiligheid en werking van de dienst.

Hoe we je gegevens beveiligen

Verbindingen verlopen versleuteld (https), je wachtwoord bewaren we alleen gehasht, en toegang tot de systemen is beperkt. De applicatie en database draaien binnen de EU.

Je rechten

Je hebt recht op inzage, correctie en verwijdering van je gegevens, op beperking van en bezwaar tegen de verwerking, op overdraagbaarheid van je gegevens, en je kunt gegeven toestemming altijd intrekken. Twee daarvan kun je meteen zelf in de app:

• Exporteren: via je account kun je je collectie downloaden (onder meer als JSON, CSV en ZIP, desgewenst met je bestanden erbij); dat dekt je recht op inzage en overdraagbaarheid. Wat in de prullenbak ligt, zit niet in een export. Zet het eerst terug, of mail ons als je ook dat wilt inzien.
• Verwijderen: via je accountinstellingen kun je je account en alle bijbehorende gegevens definitief verwijderen.

Wil je liever dat wij iets voor je regelen, mail dan support@12collect.com. Ben je het ergens niet mee eens, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies

12Collect gebruikt alleen strikt noodzakelijke, functionele cookies (voor beveiliging, je inlogsessie en je voorkeuren). Meer daarover lees je in ons cookiebeleid.

Zet je de offline modus aan, dan bewaart de app op dat apparaat ook de versleutelde kopie in de opslag van je browser, en een klein programma (een service worker) dat de offline weergave opent als er geen verbinding is. Dat gebeurt alleen op een apparaat waar je daarvoor kiest.

Wijzigingen in deze verklaring

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken, bijvoorbeeld als de dienst verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer we dat voor het laatst deden. Bij belangrijke wijzigingen laten we het je weten.