Privacy & AVG

Wie is verantwoordelijk

De verwerkingsverantwoordelijke voor je gegevens is de aanbieder van 12Collect:

Cornelis Essaadi
De Duinsloot 31
2211 DP Noordwijkerhout
KvK-nummer: volgt binnenkort
Contact: support@12collect.com

Heb je een vraag over je privacy of wil je een van je rechten uitoefenen? Mail dan naar support@12collect.com, we helpen je verder.

Welke gegevens we verwerken

Als je je inschrijft op de wachtlijst

• je e-mailadres;
• je taalvoorkeur (nl/en), zodat we je in de juiste taal mailen;
• het tijdstip van in- en bevestiging van je inschrijving.

Als je een account aanmaakt

• je e-mailadres (je inlognaam);
• je wachtwoord, nooit leesbaar opgeslagen maar versleuteld;
• je voorkeuren, zoals taal, thema en laatst geopende collectie;
• gebruiksmomenten: aanmaak van je account, laatste inlog en laatste activiteit, en het moment waarop je akkoord ging met deze verklaring;
• je abonnementsvorm (gratis, plus of pro) en, indien van toepassing, betaalgegevens.

Je logt in met een e-mailadres en wachtwoord, of met je Google-account. Log je in met Google, dan ontvangen wij van Google je naam en e-mailadres om je account te koppelen; daarop is ook het privacybeleid van Google van toepassing.

De inhoud van je collectie

Alles wat je zelf invoert om je verzameling vast te leggen: titels, beschrijvingen, materiaal, datering, afmetingen, conditie, waarde en aankoopprijs, tags, verwijzingen en de foto's die je uploadt. Deze gegevens zijn van jou en we gebruiken ze om de dienst aan jou te leveren. Uit bevestigde items leiden we daarnaast ge-de-identificeerde, algemene objectkennis af voor een gedeelde kennisbank; wat dat inhoudt lees je bij 'Gedeelde objectkennis' hieronder.

Vindplaats- en locatiegegevens

Bij collectietypes voor vondsten (zoals archeologie of metaaldetectie) kun je een vindplaats vastleggen, een plaatsnaam en/of coördinaten op de kaart. Je bepaalt zelf of en hoe nauwkeurig je dit invult.

Technische gegevens

Om de dienst veilig te houden verwerken we tijdelijk je IP-adres (bijvoorbeeld tegen misbruik van formulieren en inlogpogingen). We gebruiken alleen functionele cookies, geen tracking, advertenties of analytics van derden. Zie ons cookiebeleid.

Waarom we het verwerken en op welke grondslag

• Om je account en de dienst te leveren (het opslaan en tonen van je collectie): op grond van de uitvoering van onze overeenkomst met jou.
• Om je één keer te mailen zodra je een account kunt aanmaken (wachtlijst): op grond van je toestemming, die je via de bevestigingsmail geeft en altijd kunt intrekken.
• Om AI-suggesties te geven wanneer jíj daarom vraagt (zie hieronder): op grond van de uitvoering van de overeenkomst, op jouw verzoek.
• Om herkenning te verbeteren en de AI-kosten beheersbaar te houden via een gedeelde kennisbank met ge-de-identificeerde objectkennis (zie hieronder): op grond van ons gerechtvaardigd belang, afgewogen tegen je privacy.
• Om de dienst te beveiligen en misbruik te voorkomen: op grond van ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst.

AI-functies (foto-analyse, marktwaarde en determinatie)

12Collect kan je helpen een item te beschrijven, te determineren of een indicatie van de marktwaarde te geven. Dit gebeurt uitsluitend wanneer jíj er zelf om vraagt door op de betreffende knop te klikken, nooit automatisch. Er is één uitzondering: bevestig je een item, dan laten we de titel en beschrijving op de achtergrond herschrijven tot algemene objectkennis zonder persoonlijke details. Wat dat inhoudt lees je bij 'Gedeelde objectkennis' hieronder.

Vraag je een AI-suggestie aan, dan sturen we de betreffende foto en de gegevens die je al hebt ingevuld naar onze AI-verwerker Anthropic, die op basis daarvan een suggestie teruggeeft. Anthropic verwerkt deze gegevens namens ons om de suggestie te maken en gebruikt ze niet om eigen modellen te trainen. Omdat Anthropic buiten de EU (Verenigde Staten) verwerkt, gebeurt dit met passende waarborgen (een verwerkersovereenkomst met EU-modelcontractbepalingen).

AI-suggesties zijn indicatief, inschattingen, geen garanties. Jij beslist altijd zelf wat je overneemt en opslaat. Om kosten en snelheid te beheersen kunnen resultaten kort worden bewaard om ze opnieuw te gebruiken; ge-de-identificeerde, algemene objectkennis bewaren we langer in onze gedeelde kennisbank (zie hieronder).

Gedeelde objectkennis (ge-de-identificeerde kennisbank)

Om objecten sneller en beter te herkennen en de app zo efficiënt mogelijk te laten werken, bouwen we een gedeelde kennisbank op met algemene informatie over soorten objecten. Als je een item bevestigt, leiden we daaruit ge-de-identificeerde, algemene kennis over dat objecttype af: bijvoorbeeld het materiaal, de periode, en een feitelijke titel en beschrijving van het soort object. Die algemene kennis bewaren we los van je account, zodat een volgend vergelijkbaar object, van jou of van iemand anders, sneller herkend wordt.

Om die algemene kennis af te leiden sturen we de titel en de beschrijving van het bevestigde item naar dezelfde AI-verwerker (Anthropic). Die herschrijft ze tot een feitelijke omschrijving van het soort object, zonder namen, prijzen, locaties of persoonlijke details. Je foto's zelf gaan hierbij niet mee. Lukt dat herschrijven niet, dan slaan we de bijdrage helemaal over.

We vullen deze algemene objectkennis ook aan met publieke bronnen die onder een open licentie vrij herbruikbaar zijn, zodat herkenning ook zonder eigen bijdragen al nuttig is. Zo gebruiken we algemene productgegevens uit Open Food Facts, beschikbaar onder de Open Database License (ODbL), en algemene gegevens over munttypes van Nomisma.org, beschikbaar onder Creative Commons Naamsvermelding 4.0 (CC BY 4.0). Ook dit betreft uitsluitend algemene objectinformatie, geen persoonlijke gegevens.

Wat we hierbij nooit bewaren: je persoonlijke gegevens, je foto's zelf, je aankoopprijs of marktwaarde, je vind- of bewaarlocatie, je aantekeningen, en alles wat naar jou te herleiden is. Van je foto's bewaren we hooguit een onomkeerbare beeldvingerafdruk, een korte code waaruit de foto niet te reconstrueren is, en alleen voor soorten objecten die algemeen online te vinden zijn, zoals munten, postzegels of boeken. Voor unieke of gevoelige voorwerpen, zoals bodemvondsten, doen we dit niet.

We kunnen ook een algemene, geanonimiseerde marktreferentie per objecttype bewaren, met de datum erbij, zodat een volgende waarde-inschatting een actueel richtpunt heeft. Dat is nooit de waarde van jouw specifieke item.

We doen dit op grond van ons gerechtvaardigd belang om de dienst te verbeteren en betaalbaar te houden, afgewogen tegen je privacy: omdat we uitsluitend algemene, ge-de-identificeerde objectkennis bewaren en geen persoonlijke gegevens, is de impact op jou minimaal. Wil je je bijdragen laten intrekken? Mail dan support@12collect.com, dan halen we de koppeling met jouw bijdragen weg. De algemene objectkennis zelf blijft bestaan: die bevat geen persoonlijke gegevens en is daarna op geen enkele manier meer aan jou verbonden. Verwijder je je account, dan gebeurt dit automatisch.

Waar je foto's staan

Foto's die je uploadt slaan we op bij onze opslagprovider Tigris en verkleinen we voor weergave. We hebben de opslag zo ingesteld dat je foto's binnen de EU blijven (datacenters in Frankfurt en/of Amsterdam). Je kunt een foto of een heel item op elk moment verwijderen; verwijder je je account, dan wissen we ook je foto's uit de opslag.

Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens nooit. Voor het draaien van de dienst schakelen we een aantal zorgvuldig gekozen verwerkers in, die je gegevens alleen namens ons en volgens onze instructies verwerken:

• Fly.io, hosting van de applicatie en database (regio Amsterdam, EU);
• Tigris, opslag van je foto's (opgeslagen binnen de EU: Frankfurt en/of Amsterdam);
• Resend, het versturen van e-mails, zoals bevestigings- en herstelmails (EU);
• Anthropic, de AI-suggesties, alleen wanneer je daarom vraagt (Verenigde Staten);
• Stadia Maps, de kaarttegels wanneer je de kaartweergave gebruikt (verwerkt op EU-servers in Frankfurt en Parijs);
• Google, alleen als je ervoor kiest met je Google-account in te loggen (Verenigde Staten).

Doorgifte buiten de EU

Onze applicatie, database, e-mail, foto-opslag en kaarttegels draaien binnen de EU. Een deel van onze verwerkers is wel in de Verenigde Staten gevestigd; voor zover daarbij gegevens buiten de EER worden verwerkt, is dat afgedekt met de EU-modelcontractbepalingen (standard contractual clauses) en een verwerkersovereenkomst. Alleen de AI-functie verwerkt gegevens daadwerkelijk in de Verenigde Staten (bij Anthropic): wanneer je die functie zelf gebruikt, en bij het herschrijven van de titel en beschrijving van een bevestigd item tot algemene objectkennis.

Anthropic verwerkt de doorgestuurde gegevens uitsluitend om jouw AI-suggestie te maken en gebruikt ze nooit om eigen AI-modellen te trainen.

Hoe lang we het bewaren

• Accountgegevens en je collectie: zolang je account bestaat. Verwijder je je account, dan wissen we je gegevens en foto's.
• Wachtlijst-inschrijving: tot kort na de lancering of tot je je uitschrijft, wat eerder is.
• Beveiligings- en foutlogs: beperkt, en alleen zolang nodig voor de veiligheid en werking van de dienst.

Hoe we je gegevens beveiligen

Verbindingen verlopen versleuteld (https), je wachtwoord bewaren we alleen gehasht, en toegang tot de systemen is beperkt. De applicatie en database draaien binnen de EU.

Je rechten

Je hebt recht op inzage, correctie en verwijdering van je gegevens, op beperking van en bezwaar tegen de verwerking, op overdraagbaarheid van je gegevens, en je kunt gegeven toestemming altijd intrekken. Twee daarvan kun je meteen zelf in de app:

• Exporteren: via je account kun je je collectie downloaden (onder meer als JSON, CSV en ZIP), dat dekt je recht op inzage en overdraagbaarheid.
• Verwijderen: via je accountinstellingen kun je je account en alle bijbehorende gegevens definitief verwijderen.

Wil je liever dat wij iets voor je regelen, mail dan support@12collect.com. Ben je het ergens niet mee eens, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies

12Collect gebruikt alleen strikt noodzakelijke, functionele cookies (voor beveiliging, je inlogsessie en je voorkeuren). Meer daarover lees je in ons cookiebeleid.

Wijzigingen in deze verklaring

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken, bijvoorbeeld als de dienst verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer we dat voor het laatst deden. Bij belangrijke wijzigingen laten we het je weten.